L’automatisation peut apporter beaucoup de confort : en faisant gagner du temps, en réduisant la charge mentale.
Mais quelles sont les activités que vous pouvez automatiser pour votre business ?
Dans quelle mesure l’automatisation peut aussi vous nuire ?
C’est ce que nous allons voir dans ce nouvel épisode.
Bonne écoute 🤍
Comment automatiser son business
A l’heure ou je vous parle, je suis en train de terminer un travail pour un client pour lequel j’ai effectué des prestations en stratégie marketing pendant 3 ans. C’est quelque chose que je ne fais plus en 2023 puisque j’ai décidé de me consacrer au coaching pour aider les entrepreneurs à se développer eux, pour faire grandir leur business, et non plus le contraire.
Je suis donc en train de terminer une de mes tâches qui consiste à automatiser tous les process répétitifs. J’entends par là, toutes les tâches qui reviennent régulièrement et qui n’ont pas besoin de nous pour être gérées.
Ca va du mail envoyé à un client pour confirmer qu’il s’est bien inscrit à une formation, en passant par la notification qui arrive sur mon téléphone quand quelqu’un rempli ce même formulaire ou bien achète ladite formation. Et bien d’autres choses encore.
C’est en faisant cela que je réalise à quel point tout ce que j’ai mis en place soulage mon client. Car il n’a absolument pas à se soucier de ça. Ca tourne tout seul. Lui, il s’occupe juste de faire ce pour quoi il est doué.
C’est un peu une manière de déléguer. C’est comme si vous aviez un petit elfe qui travaillait pour vous en permanence. Vous vous faites pas de bille parce que vous savez qu’il fait bien son job, à part quand il bug un peu. Soit disant passant je suis contre l’exploitation des elfes.
Ces automatisations, elles sont précieuses. Elles peuvent permettre de gagner un temps fou sur des tâches qui n’ont pas besoin de mon expertise. Typiquement, envoyer un e-mail pour dire que j’ai bien reçu un formulaire, ça peut se passer de ma magie.
Ca me permet d’être plus disponible pour d’autres activités, que j’ai vraiment envie de faire, et qui peuvent servir bien plus mes clients.
Ne pas effectuer ces tâches ne serait pas une solution envisageable.
Mais l’automatisation va permettre à vos clients de se sentir bien pris en main, et d’avoir une bonne expérience. Ils s’en fichent de savoir que vous avez pas tapé chaque mot du mail qu’il reçoit spécifiquement pour lui. Par contre c’est important pour lui de savoir où il est en dans le process, et quels sont les étapes suivantes.
Ces automatisations, elles ont aussi pour but d’alléger votre organisation, de vous décharger mentalement et de vous permettre d’être tenu au courant de tout ce que vous voulez via le canal que vous préférez.
Pour vous donner un exemple, j’ai une sainte horreur des mails. Pas de tous les mails, mais du trop plein de mails en tout cas. Du coup, je sélectionne vraiment ce que je fais rentrer dans ma boite mail. Et certaines infos, j’ai pas envie de les avoir là; parce que je trouve pas ça pratique. Certaines infos, je préfere les avoir sur mon espace Notion qui est littéralement mon vide cerveau.
Quand il s’agit de notifications , je préfère passer par Slack ou j’ai un channel par sujet. Par exemple j’ai un channel pour les inscriptions au coaching, un pour les inscriptions à une formation, etc. Un pour le téléchargement d’un freebie, etc. Ainsi, d’un seul coup d’oeil, je sais de quoi ça parle. Et je peux y retourner facilement si j’ai besoin de détails.
Je rentre fort dans les détails et je sais que j’utilise des mots qui peuvent paraitre chinois à certains, j’en suis désolée. L’idée que j’essaie de faire passer c’est que, quelles que soient vos préférences; vous utilisez des systèmes. Des systèmes que vous avez mis en place et qui vous conviennent plus ou moins. Le hic c’est qu’on oublie souvent de faire évoluer ces systèmes quand on nous mêmes on est en train de changer et que nos business évoluent aussi. Résultat, on se retrouve avec des systèmes qui ne nous correspondent plus. C’est plutôt source de prise de tête que de bien-être.
Quelles sont les automatisations à mettre en place dans un business ?
Presque tout. Mais pas tout. Parce qu’il y a clairement des choses qu’on ne peut pas automatiser.
Pour savoir si une tache peut être automatisée et si ça en vaut la peine, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- Quelles sont les tâches que j’effectue qui reviennent régulièrement (au moins une fois par mois minimum je pense)
- Est-ce que cette tâche a vraiment besoin de moi à chaque fois ? Ou est-ce que je peux créer ce que je veux créer la première fois et répéter ce modèle par la suite ?
- Est-ce que je prends du plaisir à la faire ?
- Est-ce que ça apporte une vraie plus-value à mes clients ou tout autre personne impliquée que je le fasse manuellement à chaque fois ?
Vous trouverez très vite vos réponses. Tout ce qui fait partie de votre coeur de métier à priori, ça ne sera pas automatisé. Mais tout ce qui est support, ça s’automatise bien plus facilement.
Par exemple :
- Les mails de confirmation
- L’envoi de propositions de date pour la prise de rdv
- La confirmation du rdv
- L’ajout du rdv dans le calendrier
- Une information importante qui survient et que vous voulez avoir sans devoir aller vérifier dans un programme particulier
- La publication de post, de newsletter, de podcast
- Etc, etc
En fait, ce que vous allez automatiser ça dépende fort de votre business, des outils que vous utilisez et de vos besoins.
En soit, personne n’a un besoin vital d’automatiser quoi que ce soit. Mais quand un business se développe on se rend vite compte qu’on doit trouver du temps quelque part. Et ça fait partie des pistes pour en trouver. Alors vous avez pas besoin d’attendre d’avoir un business à 100K pour le faire, parce que plus vous le ferez tôt, plus ce sera facile à mettre en place.
Il faut savoir que la mise en place de ce genre de systèmes implique pas mal d’inconnu, parfois de bugs et d’interférence, et nécessite donc beaucoup de tests avant de le déployer auprès de ses clients. Plus vous aurez de clients, plus ce sera compliqué si jamais vous mettez en place un système et que ça ne se passe pas exactement comme prévu.
L’automatisation peut vous retirer une sacrée épine du pieds. Ca met du temps à mettre en place mais ça vous en fait gagner beaucoup par la suite. C’est un calcul à faire. Et justement, c’est là qu’arrive mon premier warning. Faites voter calcul.
Automatiser pour automatiser ça n’ a pas de sens.
Pour l’anecdote, je me suis rendue compte que quand je me suis lancée, j’ai automatisé pleiiiiin de choses. Mais en fait j’en avais pas besoin à ce stade là de mon nouveau business. J’avais passé du temps à créer mes process pour pouvoir me décharger de tout ça mais en fait ça n’était pas utile à ce moment là parce que j’aurais très bien pu m’en sortir avec un template de mail enregistré dans mon Notion pour le retrouver facilement. Vous allez me dire que ce n’est pas du travail perdu mais en réalité ce n’est pas si sûr. Parce que, avant d’automatiser, c’est essentiel de s’assurer que le process fonctionne bien. Que tout roule, que les clients et vous vous êtes satisfaits. Or dans ce cas là; ben j’ai pas assez testé mes process avant de les automatiser.
Il y a fort à parier que je change drastiquement mes process dans les semaines et mois à venir, et que mon automatisation ne ressemble pas du tout à ça. Donc j’ai perdu du temps, (mais appris une leçon !)
Une autre chose qui peut faire perdre beaucoup de temps, c’est quand on veut automatiser mais qu’on n’a pas une vision parfaitement claire de ce qu’on fait. Qu’on a jamais vraiment réfléchi aux process qu’on mettait en place et à leur implication sur nos clients ou toute autre personne concernée. Ou quand on n’a pas de process, tout simplement. Dans ce cas, la première étape c’est débord de prendre le temps de se poser pour créer ses process (en se mettant vraiment dans les baskets de vos clients). Imaginez que vous êtes votre propre client, qu’attendez-vous ?
Testez vos process avant de les automatiser !
Y-a-t’il des choses qu’il ne faut pas automatiser ?
Oui clairement, et pas qu’une !
C’est là qu’on peut faire la distinction entre ce qu’on veut automatiser et ce qu’on automatise inconsciemment. Je vous parle souvent du fonctionnement de notre cerveau. Surtout parce que ce que j’ai appris grâce aux neurosciences m’a permis d’avoir une vraie prise de conscience sur mes comportements et que je trouve ça dingue qu’on n’ou l’apprenne pas à l’école.
Tout au long de cet épisode je vous ai parlé des tâches qu’on voulait nous-même, consciemment, automatiser.
Mais il y a aussi un grand nombre de tâches que notre cerveau à décidé d’automatiser sans nous poser la question, et qui se retrouvent donc dans notre inconscient.
- Allumer la lumière quand on rentre dans une pièce
- Sortir à un endroit spécifique dans sa chambre
- Mettre la main ou le bras devant la bouche quand on éternue
- Mettre ses bras au dessus de sa tête quand on nous crie Attention
Il y a tout un tas de gestes que vous faites inconsciemment parce que votre cerveau est programmé comme ça. Ca veut pas dire que vous ne pouvez pas faire autrement mais ça veut dire que, quand votre cerveau identifie une situation, il vous envoie le message de réagir de telle ou telle manière parce que c’est ce que vous avez déjà fait par le passé, et que vous êtes toujours vivant. C’est donc que c’était un comportement bénéfique.
Là je vous ai parlé beaucoup de comportements réflex mais en fait il y a aussi des tâches que vous faites au quotidien par automatisme !
- Fermer la porte à clé avant de partir (et vous ne vous en souvenez pas)
- Manger en scrollant votre téléphone
- Vous laver vite vite sans même vous souvenir si vous vous êtes passé le savon ou non
- Etc
Et dans le tas, il y a des choses sur lesquelles il vaudrait mieux reprendre le contrôle. Parce que l’automatisme c’est bien, mais si vous vous transformez en zombie qui ne profite jamais pleinement de ce qu’il fait, ça vous tue.
Faire les choses avec conscience, c’est aussi ça réintégrer le bien-être dans sa vie : en appréciant de cuisiner, en appréciant de manger, de se laver, de discuter.
Alors posez-vous la question :
- Qu’est-ce que vous pourriez automatiser pour vous faciliter la vie ? Et qu’est-ce que vous feriez mieux de désautomatiser pour réapprendre à vivre ?
A la semaine prochaine
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